iwow hjälpte Upplands Väsby kommun att skapa en mer enhetlig och effektiv process för budget och prognos. iwow ledde arbetet med att ta fram en förteckning över krav inför de systemvisningar som genomfördes.
Upplands Väsby kommun hade utmaningar där budget- och prognosprocessen saknade en enhetlig struktur. Inom kommunen genomfördes dessa processer på olika sätt beroende på vilken verksamhet som var inblandad.
Denna bristande enhetlighet ledde till flera problem:
- Personliga och komplexa Excelmallar
- Svåra sammanställningar och jämförbar information
Projektets huvudsakliga syfte var att skapa en mer enhetlig och effektiv process för budget och prognos inom kommunen. Detta skulle ge alla chefer bättre förutsättningar att snabbt och korrekt utföra sina budget- och prognosuppgifter och därmed förbättra kommunens ekonomiska planering och beslutsfattande. I ett första steg kartlades nuvarande processer och IT-stöd för att analysera nuläget för att sedan ta fram ett förslag på börläge och utvärdera möjliga systemlösningar.
För att effektivisera arbetet med budget och prognos inom Upplands Väsby kommun identifierades ett antal centrala riktlinjer och styrmedel. Dessutom togs detaljerade planer fram för olika områden såsom personalbudget, volymbudget, investeringsbudget etc.
En aktivitetsbaserad beskrivning över vem som ansvarar för olika moment i budgetarbetet togs fram inom ramen för projektet fördelat på enhetschefer, controllers och objektspecialister.
Baserat på generella och specifika krav togs en förteckning över skall- och börkrav fram inför de systemvisningar som genomfördes.
För att effektivisera arbetet med budget och prognos inom Upplands Väsby kommun identifierades följande centrala riktlinjer och styrmedel:
Budgetprocessen ska styra processtödet och inte tvärtom: Det betonades att själva budgetprocessen bör vara den styrande faktorn i utformningen av de verktyg och system som används. Verktygen ska anpassas för att stödja och underlätta budgetarbetet enligt de etablerade processerna, i stället för att tvinga processen att anpassa sig till IT-systemet.
Samma standardsystem ska användas av alla: En viktig grundprincip var att alla enheter inom kommunen bör använda samma standardiserade system för budget- och prognosarbetet. Detta skapar enhetlighet och möjliggör en jämförbarhet mellan olika enheter och avdelningar.
Enheter följer gemensamma riktlinjer, men alla delar behöver inte vara obligatoriska: Samtliga enheter förväntades följa gemensamma riktlinjer och principer för budgetprocessen. Samtidigt insågs att olika enheter kan ha olika behov och krav, och därför var det viktigt att inte alla delar av processen skulle vara obligatoriska för alla.
Tydliga rollbeskrivningar: Det framhölls att tydliga rollbeskrivningar skulle upprättas för att klargöra vilka som hade ansvar för olika delar av budgetarbetet. Det inkluderade roller som controllers, enhetschefer och systemansvariga. Det skulle vara tydligt när ansvar var individuellt och när det var ett gemensamt ansvar.
Statushantering för att följa processens framsteg: Det fastslogs att en statushantering behövde införas för att följa hur långt olika enheter hade kommit i budgetprocessen.
Möjlighet till export av budgetdata till andra verktyg: Slutligen skulle det vara möjligt att exportera budgetdata från budgetverktyget till andra relevanta dataverktyg, vilket skulle underlätta rapportering och informationsdelning.
VÅRT TEAM
Möjligheten att bygga ett företag och forma en kultur samtidigt som du utvecklar din karriär.